La gestión administrativa de las empresas tienen la particularidad de enmarcarse en una repetición continua y con pocas variables. Generalmente, una gran parte del tiempo del trabajo administrativo se es dedicado a realizar una serie de tareas recurrentes y monótonas. Estas tareas, que forman parte de flujos de trabajos bien definidos, son fácilmente automatizables.
¿Qué es la automatización de proceso?
La automatización de procesos corresponde a la implementación de una tecnología para llevar a cabo la ejecución de las tareas. Esta automatización puede realizarse cuando existe un proceso en el que participan una o varias personas con tareas y actividades definidas, en un orden específico y típicamente se apoyan en documentos, información o datos.
Con esta premisa, la automatización de procesos administrativos busca hacer más fácil, efectivo y eficiente el funcionamiento de una empresa. Lo verdaderamente interesante es que permiten liberar recursos, ofrecen resultados concisos de los procesos y favorece en la toma de decisiones.
¿Cómo se lleva a cabo?
Simple, con la implementación de robots que tienen la habilidad tanto de trabajar con datos, como de extraer información de distintos entornos (documentos, bases de datos, aplicaciones, flujos de comunicación…) para ser trasladados a diversos sistemas donde pueden explotarlos y continuar con el flujo de trabajo, generando en este circuito un historial de cada paso. Es así que, una gran parte de los procesos de una empresa se vuelven automatizables, porque los datos son ampliamente operables para los robots.
Al automatizar la gestión administrativa no solo se garantiza un mayor control de la información de la que disponemos, sino que aumentamos y mejoramos la exactitud y la coherencia de los procesos, ya que los robots cuentan con inteligencia analítica que les permite aprender sobre la marcha.
Esto otorga una mayor eficiencia en los tiempos y, por tanto, ofrece respuestas más rápidas además de una mayor comprensión interna del funcionamiento, lo que posibilitará más rentabilidad para la empresa y una gestión mucho más efectiva.
¿Cuáles son las principales ventajas de la automatización de procesos?
Reducción de costes.
- Reducción del número de errores.
- Aumento significativo de la velocidad de ejecución con una reducción significativa de tiempo.
- Posibilidad de obtener informes en tiempo real.
- Historial de acción que permite un seguimiento del proceso en todo momento.
- Control de resultados en tiempo real.
- Eliminación del trabajo tedioso y repetitivo
En definitiva, contar con la tecnología adecuada, asegurará una buena gestión dentro de la empresa e impulsará su crecimiento.
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