La automatización del sector contable ha sido uno de los proyectos más críticos para muchas organizaciones. La capacidad para gestionar de manera eficiente las compras y pagos de bienes y servicios es fundamental para la situación financiera, así como para las relaciones entre proveedores y socios de cada organización.
Entonces, ¿Por qué la mayoría de las organizaciones continúa dependiendo de los procesos manuales para estas labores?
Si bien la escala de este problema varía, la mayoría de las empresas usan algún tipo de tecnología para enviar facturas digitales a través de correos electrónicos o sistemas de automatización de los flujos de trabajo a fin de obtener aprobaciones y hacer un seguimiento de las transacciones financieras. Lamentablemente, estos sistemas suelen estar desconectados y requieren verificaciones cruzadas manuales y el traspaso de datos de un sistema a otro para completar el procesamiento.
La automatización robótica de procesos (RPA) presenta un enfoque diferente a la automatización, en el cual los usuarios comerciales, tienen la facultad para automatizar las tareas repetitivas, mientras que TI implementa los controles, la administración y la seguridad en toda la empresa, exigidos por la organización. Los robots de software (también llamados bots) funcionan como conectores y llenan los espacios en los sistemas que anteriormente eran gestionados por operadores humanos. Al conectar los sistemas independientes, los bots de RPA no solo optimizan los procesos y permiten la automatización integral, sino que simplifican y mejoran el trabajo de los operadores humanos ocupándose de las tareas rutinarias. Un paso más allá es ocuparse también de los documentos y no sólo de tablas de base de datos. Estos tipos de documentos se califican cómo semiestructurados, porque cuentan con una serie de campos de datos conocida, pero pueden tener varios formatos desde los cuales no es fácil extraer la información. El uso de la automatización en estos casos requiere de habilidades cognitivas para analizar y colocar dicha información en una base de datos de planificación de recursos empresariales (ERP) o un sistema de contabilidad.
Una vez más, si buscamos la automatización integral del procesos, que genera beneficios exponencialmente mayores en comparación con la automatización parcial, debemos automatizar las tareas cognitivas. Con el desarrollo de la tecnología de inteligencia artificial, estas tareas también pueden automatizarse. Una combinación de visión computarizada, OCR, análisis automático de documentos, lógica y machine learning para procesar de forma autónoma los documentos y extraer la información requerida.
En Unimate, estamos para ayudar a comprender mejor cómo se puede aplicar la tecnología de automatización a sus procesos. Haga clic aquí para obtener más información.
