Con sus procesos manuales y tareas repetitivas, la contabilidad es el lugar perfecto para llevar la automatización a su negocio.
La contabilidad es una de las funciones básicas que toda empresa necesita para mantenerse operativa. Las empresas deben hacerlo bien para garantizar que cumplan con los requisitos reglamentarios, paguen los impuestos correctos y alcancen sus objetivos de ganancias para un período financiero determinado.
Debido a esta importancia, el departamento de contabilidad de cualquier empresa no puede permitirse cometer errores. Los errores en la contabilidad pueden costarle a una empresa mucho dinero y otros recursos como el tiempo y el valor de la marca resultantes de la corrección del error.
Sin embargo, los errores de contabilidad por sí solos no constituyen la totalidad de los problemas que enfrentan los contadores y los departamentos de contabilidad.
Otro problema importante que enfrentan los equipos de contabilidad es la gran cantidad de trabajo mundano y repetitivo que tienen que hacer. La contabilidad implica una gran cantidad de procesos repetitivos, como hacer entradas en el libro mayor, abrir y cerrar cuentas, equilibrar cuentas, conciliar errores y muchos más. Estas tareas, tan mundanas y rutinarias como son, terminarán costándole a su organización una gran cantidad de recursos si tiene que contratar humanos para realizarlas todas. También consumen mucho tiempo y podrían generar más errores y equivocaciones si se realizan manualmente.
Una de las formas probadas de reducir los errores contables y reducir las ineficiencias que surgen del trabajo manual es utilizar la automatización. La automatización puede facilitar ciertos procesos contables, especialmente los repetitivos, y eliminar la necesidad de entradas manuales repetitivas.
4 procesos que se pueden automatizar en contabilidad
La automatización puede eliminar hasta un 40% de las pérdidas ocasionadas por errores contables en su negocio. Sin embargo, debe saber qué procesos contables se pueden automatizar de manera efectiva y cuáles no. Si bien cada negocio es único, ciertos procesos contables son especialmente adecuados para la automatización. Hemos identificado cuatro de ellos, aunque hay muchos más. Cada uno de estos procesos contiene tareas muy repetitivas y mundanas que no requieren mucho pensamiento cognitivo para ejecutarse.
1. Informes de fin de mes
Se refiere al proceso y tareas que tienen que ejecutar los equipos contables para cerrar un mes de operaciones comerciales. Este proceso incluye el cierre del libro mayor, la conciliación de las cuentas de efectivo, el ajuste de las cuentas de provisión y el cálculo de las provisiones de impuestos sobre la renta para el mes. Este proceso ocurre de manera periódica y rutinaria, por lo que es importante contar con sistemas para hacerlo sin errores.
Una de las formas comunes de facilitar este proceso es extraer automáticamente informes de diferentes fuentes y luego completar automáticamente una hoja de cálculo de Excel con los datos.
2. Procesamiento de facturas
Cada negocio en cada escala tiene que procesar facturas. Muchas organizaciones tienen equipos de cuentas por pagar que son responsables de realizar los pagos en nombre de la empresa. Esto significa que hay muchas facturas entrantes, y es fundamental contar con un sistema para recibir, verificar, confirmar y pagar las facturas dentro del marco de tiempo adecuado. No procesar una factura a tiempo podría provocar la pérdida de un proveedor importante o el pago de intereses sobre las cuentas por pagar, según los términos de sus proveedores.
Debido a que hay cientos y, a veces, miles de facturas que ingresan cada mes, se pueden cometer errores si se hace manualmente. Esto implicaría recibir y escanear facturas, revisar las copias digitales, extraer datos relevantes e ingresarlos manualmente y luego verificar si hay errores. Esto requeriría muchas horas de trabajo si se hiciera manualmente.
Es por esto que muchas empresas optan por automatizar este proceso. Algunas de las formas de automatizar el procesamiento de facturas incluyen;
- Uso de software para automatizar los flujos de procesamiento de facturas para extraer datos de facturas y completar su software de gestión.
- Uso de software de captura cognitiva de facturas para registrar versiones electrónicas y digitales de las facturas en papel y por correo electrónico
- Uso de la automatización de procesos robóticos (RPA) para extraer datos relevantes de correos electrónicos, iniciar sesión en aplicaciones de proveedores, recuperar información de facturas e ingresar datos en el software de procesamiento de facturas.
3. Informe de gastos
El informe de gastos es una de las cosas más laboriosas en el flujo de trabajo de la contabilidad.
Los informes de gastos se pueden automatizar fácilmente con software de automatización de gastos o RPA. Con RPA, puede automatizar el proceso de registro de gastos, adjuntar los recibos correspondientes a cada entrada de gastos y verificar los registros de gastos y recibos para verificar que no se haya cometido ningún error.
4. Gestión de nómina
Administrar la nómina de los empleados también es tedioso para un equipo de contabilidad y puede llevarse a cabo con una frecuencia de una semana. Incluye tareas como programar pagos con su banco, calcular los montos correctos para pagar, deducir y retener según las obligaciones contractuales. También debe cumplir con las diversas regulaciones estatales y federales con respecto a la gestión y presentación de informes de nómina.
Todas estas tareas son tediosas de ejecutar manualmente y es fácil cometer errores. Una de las formas más eficientes de automatizar la gestión de nóminas es mediante el uso de RPA. Los robots pueden ejecutar la mayoría de las tareas de administración de nómina, como calcular bonos y vacaciones, cumplir con los requisitos fiscales y calcular las deducciones apropiadas para cada empleado.
A estas alturas, debería quedar claro que el uso de la automatización de procesos robóticos puede eliminar la necesidad de tareas mundanas y manuales asociadas con la contabilidad.
Más allá de los cuatro procesos mencionados anteriormente, los robots pueden automatizar tareas comerciales como el procesamiento de pedidos, las operaciones del centro de llamadas, la transferencia de datos y muchas más. Visite nuestro Robot Auxiliar Contable y entérese de más.
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